-¿Cuáles son los aspectos más destacables de la nueva ISO?
Bajo mi punto de vista, el aspecto más destacable de la ISO 31030 es que reconoce que el viajar forma parte intrínseca e indisoluble del puesto de trabajo y esto es realmente disruptivo ya que por extensión las empresas tienen el deber legal y moral de tener que gestionar los riesgos de viaje de sus empleados y esto se refleja en múltiples jurisdicciones, en España sería la Ley de Prevención de Riesgos Laborales. Cabe destacar los siguientes artículos:
- Artículo 19. Formación de los trabajadores. En la que el empresario debe garantizar que cada viajero reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, en materia preventiva en sus viajes profesionales.
- Artículo 20. Medidas de emergencia. El empresario debe analizar las posibles situaciones de emergencia y adoptar las medidas necesarias para eliminar el riesgo y por consiguiente el viajero de negocios debe de ser informado de los riegos específicos del destino, así como ser avisado de posibles eventos de seguridad que puedan poner en riesgo el viaje de negocio y en caso necesario tomar las medidas mitigadoras para eliminar o reducir el riesgo.
- Artículo 21. Riesgo grave e inminente. Cuando los viajeros estén o puedan estar expuestos a un riesgo grave e inminente en su viaje profesional el empresario estará obligado a informar lo antes posible a todos los trabajadores afectados acerca de la existencia de dicho riesgo y adoptar las medidas dando las instrucciones necesarias para que, en caso necesario los viajeros puedan interrumpir su viaje profesional.
Creo que también el simple hecho de que una organización como la ISO, (International Organization for Standardization) haya decidido que la gestión de los riesgos de viaje es un tema tan importante como dedicarle una norma tan completa como esta, refleja su importancia, y se reconoce la necesidad de gestionarlo de forma responsable para conseguir eficiencias y mejorar la rentabilidad de las empresas ya que el riesgo existe para el viajero y para la empresa (riesgo financiero, reputacional, de Planes de Continuidad de negocio, etc.)
Entre los aspectos más destacables podemos encontrar:
- La necesidad de que las empresas tengan una política de riesgos de viaje, que regule la función de TRM (Travel Risk Management) abalada por la dirección de las empresas, que incluya las lógicas de autorización de riesgos de viaje, normas de comportamiento del viajero, así como normas respecto a tiempo libre en destino (denominados “Bleisure”), sin olvidar requisitos de proveedores que participan en el viaje.
- La gestión de la autorización en función del riesgo de viaje, por el cual un viaje en función del riesgo se somete a unos criterios de autorización. Teniendo en cuenta que el riesgo no sólo depende del destino en función de peculiaridades de la salud y seguridad, si no de:
- Las peculiaridades personales, historial médico, rasgos raciales, edad, estudios, identidad cultural, género y orientación sexual, experiencia en viajes anteriores, así como el comportamiento del propio viajero.
- Posibles incidencias en destino (como huelgas, revueltas sociales, fenómenos atmosféricos adversos, requisitos de entrada al país, nivel de riesgo en función de las ratios de COVID19.
- Apetito de riesgo de la propia empresa, por la cual se decidirá el nivel del riesgo y se dictará si es inaceptable y el viaje no debe realizarse.
- Evaluación de los servicios y proveedores que intervienen en el viaje (por ejemplo restringiendo la utilización de determinadas aerolíneas).
- La necesidad de que la corporación tenga información para poder puntuar el nivel de riesgo de un viaje, como pueden ser fuentes oficiales, ONG´s especializadas, empresas de seguridad especializadas, así como la experiencia de la propia empresa.
- Necesidad de tener la información sobre eventos que puedan aumentar o disminuir el riesgo, informar a los viajeros potencialmente afectados y asistirlos en caso necesario.
- Necesidad de hacer partícipe al viajero en una cultura de riesgo, en la que la conducta del empleado y su implicación en la misma es fundamental
- Proporcionar formación actualizada y eficaz de riesgos de viaje a los empleados asegurando su eficacia.
- Necesidad de tener herramientas de localización de empleados, que permita la comunicación bidireccional, preferiblemente basados en la localización lógica como herramienta primordial para la gestión de riesgos de viaje.
- Disponer de presupuesto y recursos para su función y la cooperación con las áreas de compras y que tengan en cuenta que gestionar los riesgos tiene coste.
- Asistir antes, durante y después del viaje, con un servicio médico y de seguridad especializado, así como si existen incidencias en destino, a través de un servicio especializado como puede ser las agencias de viaje, en coordinación con los seguros de viaje, y servicios especializados de seguridad, incluyendo la asistencia local en caso necesario.
- Tomar conciencia de la necesidad de que los viajeros estén cubiertos con seguros de viaje y de asistencia, así como posibles pólizas especiales que cubran los posibles huecos que puedan existir (seguros de extorsión, secuestro y evacuación)
En fin, la nueva ISO complementa su normativa con la creación de un comité de riesgos de viaje que evalué los riesgos, actualice la política de viajes, mida a través de KPI´s sus acciones, registre los casos, supervise la formación, protocolos de actuación, comunicación y concienciación del programa, que se reúnan siempre que sea necesario, así como reuniones periódicas (al menos una vez al año)
-¿Qué beneficios puede traer a las empresas el obtener esta certificación?
Hay que tener en cuenta que las normas ISO son opcionales, y una empresa puede optar por solicitar una certificación o bien simplemente usar la ISO como mecanismo de gestión, asegurándose así una gestión eficiente del tema en cuestión.
Toda norma ISO, se crea para mayor eficiencia y rentabilidad económica de las empresas, concretamente: protegiendo al personal, reduciendo riesgos jurídicos y financieros, mejorando reputación y credibilidad, así como la adquisición de talento, seguridad al establecerse en lugares de alto riesgo, mejorando la confianza de los empleados, bancos e inversores, mejorando los planes de continuidad de negocios, reduciendo las primas de seguros todo ello causando un aumento de la productividad.
– ¿Qué importancia ha adquirido la gestión de riesgos tras la irrupción de la COVID?
En todo foro y organización especializada nacional e internacional de gestores de viaje de empresas, este apartado es el que tiene más importancia, por encima de los objetivos económicos, la COVID 19 por desgracia nos ha convencido de que gestionar los riesgos de viaje con seguridad es vital.
– ¿Qué papel pueden adoptar las agencias especializadas en Business travel para orientar a las empresas a conseguir dicha certificación?
Bajo mi punto de vista, las TMC especializadas tienen un valor y rol fundamental ya que hoy mismo ellas son las que en la gran mayoría de los casos gestionan los riesgos de viaje de las empresas junto con los Travel managers.
La irrupción de la nueva ISO 31030 dará facilidades a las TMC que puedan ofrecer a sus clientes – empresas los mecanismos necesarios para implementarlo y el que la agencia tenga conocimientos y experiencia en la ISO 31030 seguramente forme parte de algunos requerimientos de licitaciones y concursos.
Creo que la gestión de riesgos de viaje representa una oportunidad de mejorar el servicio de las TMC con una gestión responsable de sus servicios, donde los viajes se verán reducidos y que la gestión de los riesgos representa un servicio fundamental para ellos.
La agencia que considere que no es su responsabilidad creo que se equivoca, de hecho, el ministerio de Turismo en sus “Guías para la reducción del contagio por el coronavirus SARS-CoV-2 en el sector turístico” se indica que la agencia debe ofrecer información específica sobre las recomendaciones de viajar del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Con lo que todo viajero debe de ser informado y la responsabilidad es triple, individual del propio viajero, de la empresa (Ley PRL) así como de la TMC.
Puedo concluir que la gestión de los riesgos de viaje es cosa de todos los actores, del viajero, de la empresa, de la TMC y de los propios proveedores finales de los servicios