Durante un viaje de trabajo pueden surgir situaciones inesperadas que obliguen a cambiar los planes. Una huelga, un problema de seguridad, una emergencia médica o una incidencia en el transporte pueden afectar al viajero y poner a prueba la capacidad de respuesta de la empresa.
En estos casos, no basta con saber que existe un problema. También hay que conocer quién puede verse afectado, dónde se encuentra y cómo contactar con esa persona.
Esta capacidad de respuesta forma parte del Travel Risk Management y es uno de los pilares para gestionar la seguridad de los viajes corporativos. Contar con datos recientes y una comunicación clara permite valorar mejor cada situación y actuar con mayor agilidad.
Estas cinco preguntas ayudan a comprobar si una empresa está preparada para afrontar incidencias en viajes corporativos.
1. ¿Qué está pasando?
El primer paso ante una incidencia es entender qué está ocurriendo.
La empresa necesita saber qué ha sucedido, dónde se está produciendo y qué consecuencias puede tener para los viajeros. También debe valorar si afecta al transporte, a la seguridad o al desarrollo previsto del viaje.
No todas las situaciones requieren la misma respuesta. Un retraso puntual en un vuelo no tiene el mismo impacto que una alerta de seguridad o una emergencia médica.
Por eso, disponer de datos fiables y recientes resulta clave. Conocer el alcance del problema permite valorar el nivel de riesgo y decidir si es necesario actuar.
Dentro del Travel Risk Management, las alertas y los datos sobre los destinos ayudan a realizar esta primera valoración y a tomar decisiones con mayor criterio.
2. ¿Dónde están nuestros viajeros?
Dentro de una estrategia de Travel Risk Management, conocer la ubicación de los viajeros es una de las claves para valorar rápidamente el impacto de una incidencia.
No solo importa saber quién se encuentra allí en ese momento. También es necesario comprobar si hay empleados que van de camino o que tienen previsto viajar al destino durante las próximas horas o días.
Relacionar la incidencia con los viajes en curso y los previstos permite conocer mejor su posible impacto para la empresa.
En los viajes de negocios, saber dónde están los profesionales ayuda a centrar la atención en las personas que pueden necesitar apoyo.
Tripcare combina la información sobre los riesgos con herramientas de seguimiento y localización de viajeros para ayudar a las empresas a conocer qué profesionales pueden encontrarse afectados ante una incidencia.
3. ¿Quién puede verse realmente afectado?
Que varios empleados estén en una misma ciudad o país no significa que todos estén ante la misma situación.
Una incidencia puede afectar solo a una zona concreta, una ruta, un aeropuerto o un medio de transporte. Por eso, después de localizar a los viajeros, hay que determinar quién tiene una relación directa con el problema.
No todos necesitan la misma información ni requieren la misma actuación.
Identificar a las personas afectadas permite dirigir mejor los avisos y evitar comunicaciones generales que no resultan útiles para el resto de viajeros.
La pregunta clave es sencilla: ¿quién necesita nuestra atención en este momento?
Relacionar las alertas con los viajes previstos o en curso permite adaptar mejor la respuesta y actuar de una forma más precisa.
4. ¿Podemos contactar con ellos con rapidez?
Saber quién puede verse afectado es solo una parte del proceso. Después hay que poder contactar con esas personas.
Durante una incidencia puede ser necesario enviar un aviso, comunicar un cambio, dar indicaciones o pedir al viajero que confirme su situación.
Para hacerlo con agilidad, la empresa necesita contar con un canal de comunicación directo con sus profesionales.
Ese contacto permite trasladar información y coordinar la respuesta mientras cambia la situación. Por eso, no conviene empezar a buscar teléfonos, correos o responsables cuando el problema ya está en marcha.
La app TripSafe de Tripcare incorpora seguimiento de comunicaciones, alertas, notificaciones y herramientas de contacto entre la empresa y el viajero.
5. ¿Sabemos qué hacer después?
Resolver el primer momento de la crisis no siempre significa que la incidencia haya terminado.
La situación puede cambiar y exigir nuevas decisiones. Quizá sea necesario enviar otro aviso, comprobar cómo se encuentra el viajero o modificar algún aspecto del viaje.
Por eso, actuar es solo una parte del proceso. Hacer seguimiento y mantener el contacto también forman parte de la gestión de la incidencia.
La empresa debe saber quién interviene, cómo continuar la gestión y qué pasos seguir si la situación evoluciona.
Tener estas pautas definidas de antemano ayuda a reducir la improvisación y facilita una respuesta más coordinada.
La preparación también forma parte de la respuesta
La gestión de incidencias en viajes de empresa no comienza cuando aparece el problema.
Las empresas necesitan saber cómo actuar antes de que se produzca una situación crítica. También es importante que los propios viajeros de negocios conozcan los canales disponibles y sepan a quién acudir si necesitan ayuda.
En este sentido, la formación en gestión de riesgos de viaje permite preparar tanto a los profesionales que viajan como a los equipos de seguridad, recursos humanos o gestión de viajes para prevenir riesgos y actuar ante emergencias. TripLearn aborda además protocolos, herramientas de seguimiento y comunicación entre empresa y viajero.
El Travel Risk Management combina prevención, seguimiento y respuesta. El objetivo no es eliminar todos los riesgos en viajes de trabajo, sino disponer de medios para detectarlos y gestionarlos de forma eficaz.
¿Podría tu empresa responder estas cinco preguntas?
Ante una incidencia, una empresa debería poder saber qué está ocurriendo, dónde están sus viajeros, quién puede verse afectado, cómo contactar con ellos y qué hacer después.
Si alguna de estas respuestas tarda demasiado en llegar, puede ser un buen momento para revisar cómo se gestionan los riesgos asociados a los viajes corporativos.
Porque estar preparado también significa tener las respuestas cuando más se necesitan.
¿Quieres mejorar la capacidad de respuesta de tu empresa ante una incidencia? Contacta con Tripcare y descubre cómo sus soluciones pueden ayudaros a gestionar los riesgos de vuestros viajes profesionales.
